Personel Özlük Dosyalarının Takibi

Personel özlük dosyaları, çalışanların işe girişinden itibaren tüm yasal ve kurumsal belgelerini içeren bireysel dosyalardır. İşletmeler bu dosyaları hem yasal mevzuat hem de iç denetim açısından titizlikle tutmak zorundadır. Staj sürecimde insan kaynakları birimi ile birlikte bu dosyaların hazırlanması ve düzenli tutulmasına dair işlemleri gözlemledim.

Özlük Dosyalarında Bulunması Gereken Belgeler

Nüfus cüzdanı fotokopisi
İkametgâh belgesi
Sabıka kaydı
Diploma veya mezuniyet belgesi
SGK işe giriş bildirgesi
Askerlik durum belgesi
İmzalı iş sözleşmesi
Sağlık raporu
Aile durumu bildirimi
İzin talepleri ve devamsızlık formları

Süreç Nasıl Yürütülür?

Her çalışan için ayrı bir dosya açılır (fiziki veya dijital).
Belgeler işe girişte toplanır, eksikler insan kaynakları tarafından tamamlatılır.
Dosyalar güncel tutulur; terfi, izin, ceza gibi belgeler eklenir.
SGK denetimlerinde ibraz edilecek nitelikte arşivlenir.
Bilgiler yalnızca yetkililer tarafından erişilebilir şekilde saklanır.

Öğrendiğim Bilgiler

Eksik evrakla işe giriş yapılmaması gerektiğini öğrendim.
Gizlilik ilkesi gereği dosyalar kilitli dolapta veya parola korumalı sistemde tutulmalı.
Özlük dosyaları hem muhasebe hem insan kaynaklarıyla ilişkilidir.
Yasal zorunluluk nedeniyle bazı belgeler 10 yıl süreyle saklanmalıdır.