Evrak Kayıt Sistemi ve Dosyalama

Muhasebe departmanında belgelerin düzenli ve sistematik şekilde saklanması, hem vergi denetimleri hem de iç kontrol açısından büyük önem taşır. Staj süresince evrak kayıtlarının nasıl tutulduğunu, klasörleme ve arşivleme sistemlerini yakından gözlemledim.

Kayıt Altına Alınan Başlıca Belgeler

Satış ve alış faturaları
Tahsilat ve ödeme dekontları
Banka ekstreleri
Kasa fişleri
Çek ve senet fotokopileri
SGK bildirgeleri
Personel bordroları
Vergi beyannameleri
Resmi yazışmalar ve dilekçeler

Kayıt ve Dosyalama Süreci

Evraklar tarih sırasına göre klasörlenir.
Her belgeye ait bir kayıt defteri ya da Excel tablosu tutulur.
Giden ve gelen evraklar ayrı dosyalanır.
Elektronik ortamda tarama ve dijital arşivleme yapılır.
Belgeler en az 5 yıl süreyle saklanmak zorundadır.

Öğrendiğim Bilgiler

Belgelerin doğru dosyalanması, denetimlerde zamandan kazandırır.
Kağıt ve dijital evrakların paralel şekilde yürütülmesi gerekir.
Dosyalama sisteminde düzen ve etiketleme kolay erişim sağlar.
Evrak güvenliği için kilitli dolaplar veya yetkili erişim sistemleri kullanılır.