E-Fatura ve E-Arşiv Fatura İşlemleri

Dijitalleşme süreciyle birlikte artık birçok şirket kağıt fatura yerine elektronik ortamda hazırlanan e-fatura ve e-arşiv fatura sistemlerine geçmiştir. Bu sistemler hem hız hem de yasal düzenleme açısından büyük kolaylık sağlamaktadır. Staj sürecimde aktif olarak e-fatura kesme ve gönderme işlemlerinde yer aldım.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Arasındaki Fark

E-Fatura: GİB sistemine kayıtlı iki taraf arasında gerçekleşir.
E-Arşiv Fatura: E-fatura sisteminde olmayan müşterilere kesilen dijital faturalardır.
Her ikisi de PDF ve XML formatında hazırlanır, e-imzalıdır ve dijital ortamda gönderilir.

E-Fatura Süreci

Fatura bilgileri muhasebe programına girilir (ürün, fiyat, vergi, cari).
Sistem üzerinden e-fatura şablonu seçilir.
Mali mühür veya e-imza ile onaylanır.
GİB sistemine iletilir.
Alıcı taraf sistemine düşen faturayı kabul eder veya reddeder.
Kabul edilen faturalar defterlere işlenir.

E-Arşiv Fatura Süreci

Aynı şekilde hazırlanır fakat GİB sistemi dışında e-posta veya link üzerinden gönderilir.
Vergi mükellefi olmayan kişilere veya bireysel müşterilere düzenlenir.

Öğrendiğim Bilgiler

E-fatura sistemine geçiş zorunlu hale gelen firmalar için zamanında kayıt önemlidir.
Fatura numarası, tarih ve vergi tutarı gibi alanlar hatasız girilmelidir.
Fatura PDF’leri sistemli şekilde arşivlenmeli, GİB portalı yedeklenmelidir.
Alıcı taraf reddettiğinde fatura iptal edilir ve yeni bir fatura düzenlenir.