Kuruluşun Organizasyon Yapısının ve Bölümlerin Görevlerinin Öğrenilmesi

Bir kurumun işleyişini anlayabilmek için organizasyon yapısını ve her bölümün sorumluluklarını kavramak oldukça önemlidir. Halkla ilişkiler alanında staj yapan biri olarak, kurumun hangi birimlerden oluştuğunu, bu birimlerin nasıl çalıştığını ve birbiriyle nasıl etkileşimde bulunduğunu gözlemlemek gerekir.

Kurumda genellikle üst yönetim, insan kaynakları, pazarlama, satış, müşteri hizmetleri, finans ve halkla ilişkiler gibi bölümler bulunmaktadır. Halkla ilişkiler departmanı ise kurumun kamuoyu ile ilişkilerini yönetmekten, basın bültenleri hazırlamaktan ve kurum imajını oluşturmaktan sorumludur.

Bu süreçte stajyer olarak yapılan gözlemler doğrultusunda, her bir bölümün görev tanımları, sorumluluk alanları ve diğer bölümlerle olan koordinasyonu staj defterine yazılmalıdır.

Örnek içerik:

“Staj yaptığım kurumda genel müdürlük, insan kaynakları, halkla ilişkiler, medya planlama, grafik-tasarım ve müşteri temsilciliği birimleri bulunmaktadır. Halkla ilişkiler departmanı doğrudan genel müdüre bağlıdır ve kurumun dış iletişimini yönetmektedir. Medya planlama bölümü reklam alanlarını belirlerken, grafik-tasarım birimi kurumsal görsel materyalleri hazırlamaktadır. Bölümler arasında düzenli toplantılar yapılmakta ve bilgi akışı koordineli bir şekilde ilerlemektedir.”